Gestire i documenti

Azioni sul singolo documento, stato di verifica e caricamento diretto da parte dell'operatore.

Ogni documento del fascicolo ha un menu di azioni e uno stato, così sai sempre cosa è verificato e cosa no.

Azioni sul documento

• Apri / Scarica — visualizzi o salvi il file.

• Estrai dati — sui cedolini NoiPA, sugli statini dei Carabinieri e sulle buste paga DATEV e Zucchetti, propone i dati letti dal PDF (vedi Estrazione busta paga).

• Leggi documento d'identità — sui documenti d'identità già segnati validi te ne propone i dati accanto a quelli attuali. Dalla carta d'identità elettronica legge codice fiscale, numero del documento, date, sesso, cittadinanza, cognome e nome da codice a barre e righe in basso del retro, e l'indirizzo di residenza stampato sul retro. Il comune si riconosce dall'elenco ufficiale e, quando lo applichi, CAP e Paese si aggiornano come nel modulo del contatto. La residenza stampata è quella del giorno del rilascio: se è diversa da quella in anagrafica non viene preselezionata, perché lo scarto va verificato con il cliente; dalla patente in formato tessera legge i campi numerati del fronte: cognome, nome, nascita, rilascio, scadenza, ente e numero (campo 5), e dal retro il numero del supporto stampato in basso a destra, che resta sul documento del fascicolo e compare nell'anagrafica del contatto e nella scheda SmartLoans. Il numero patente non ha cifre di controllo: se un carattere è incerto (per esempio 8 o S) la lettura lo indica e va controllato a vista; dal passaporto, anche straniero, legge le due righe in basso della pagina con la foto e, sulla stessa pagina, rilascio, autorità e luogo di nascita. Il passaporto non riporta il codice fiscale: lo prendi dalla tessera sanitaria. Richiede pochi secondi, durante i quali vedi l'avanzamento. La finestra mostra il documento accanto all'elenco completo dei campi che quel documento riporta, anche quelli non letti, ciascuno con la tecnologia che l'ha letto e uno stato: Verificato (coperto dai codici di controllo del documento), Da controllare (da confrontare a vista), Mancante (non letto e vuoto anche in anagrafica), Non letto (non letto ma già in anagrafica) e A mano. Il documento si sposta trascinandolo con il mouse o con il dito e si ingrandisce con i pulsanti, pizzicando, con ⌘ o Ctrl e la rotella, oppure con un doppio clic o un doppio tocco sul punto da guardare; Ruota raddrizza le foto scattate di traverso. Con la matita scrivi o correggi un campo guardando il documento; sui campi mancanti o da controllare c'è anche Leggi dal documento: in cima al documento compare l'istruzione, ingrandisci la scritta del campo e premi Leggi. SmartCQ legge solo quella parte e scrive il valore nel campo, da controllare prima di applicarlo; il campo scritto si spunta da solo. Scegli tu quali campi applicare. Se la scansione è poco leggibile, Chiedi una nuova scansione rifiuta il documento con il motivo già scritto, così il cliente lo ricarica dal portale. La lettura avviene sui server di SmartCQ e trascrive i dati, non certifica l'autenticità del documento.

• Carica nuova versione — carichi una versione corretta al posto di quella presente; la precedente resta come storico e non compare più nell'elenco.

• Valida / Rifiuta / Rimetti in verifica — il tuo giudizio sul documento. Puoi cambiarlo quando vuoi, da qualunque stato: un documento già valido si può rifiutare, uno rifiutato si può validare. Se il documento era condiviso con il cliente e non è più valido, la condivisione viene ritirata.

• Elimina — rimuove il file (operazione non reversibile, con conferma).

Appena carichi un documento d'identità o una tessera sanitaria, SmartCQ prova a leggerlo da solo, prima ancora che tu lo verifichi. Se la scansione è poco leggibile, sulla riga compare Poco leggibile e l'anteprima ti dice quali dati non si leggono: puoi rifiutarlo subito e chiedere al cliente una foto nuova. I dati letti restano nascosti finché non validi il documento; dopo, Leggi documento d'identità si apre senza attesa.

Se fronte e retro sono scansionati su fogli con ampi margini chiari, la lettura cerca automaticamente una singola tessera orizzontale per pagina e ne ritaglia l'area in memoria. L'originale resta invariato. Su sfondi complessi o con più tessere il ritaglio può non essere disponibile: usa una foto ravvicinata di ciascun lato e controlla sempre i dati proposti.

Stato e riuso

Ogni documento mostra il suo stato: da verificare, valido o rifiutato. La data e la soglia prevista per il tipo di documento vengono usate quando SmartCQ decide se il file può essere riutilizzato in una nuova richiesta; non compare un avviso di freschezza separato su ogni riga. Nella lista contatti, la colonna Documenti riassume lo stato del fascicolo di ogni contatto: in attesa, scaduto o completo.

Caricamento diretto

Se un documento ce l'hai già in mano, non serve passare dal cliente: le voci mancanti di una richiesta compaiono in Documenti come righe tratteggiate in attesa con il pulsante Carica, e lo metti direttamente dalla scheda. Le voci che prepari tu (modelli e moduli originali) sono segnate da preparare.

Da fare e verifica

In cima alla scheda File la riga Da fare conta quello che aspetta te (documenti da verificare o da preparare, dati da applicare, link scaduto) e quello che aspetta il cliente (documenti in attesa, firme da restituire). Ogni voce filtra l'elenco; mostra tutti lo riporta completo.

Per un documento da verificare, Verifica sulla riga apre l'anteprima con Valida e Rifiuta. Le stesse azioni sono anche nel menu ⋯. Un clic in un punto qualsiasi della riga apre l'anteprima.

Modelli SmartCQ

In Impostazioni → Processi → Checklist documenti modifica il modello e premi Salva. Salva con nome crea una copia indipendente. Dal menu del modello puoi scegliere Ripristina contenuto precedente per recuperare testo e carta intestata del salvataggio precedente; nome, categoria e destinatario restano quelli correnti. Sui modelli forniti da SmartCQ c'è anche Ripristina modello originale: testo, carta intestata e impostazioni tornano a quelli SmartCQ, e puoi annullare con «Ripristina contenuto precedente». I PDF già generati mantengono il contenuto originale.

Il catalogo Inserisci campo usa gli stessi nomi mostrati nei campi interessati dell'anagrafica: Sede di servizio è la sede del dipendente; Sede legale del datore è l'indirizzo legale dell'azienda collegata. La sede operativa dell'azienda è un dato distinto.

Se un campo ha perso il collegamento, il salvataggio indica quale voce reinserire da Inserisci campo. I campi con dati anagrafici ancora vuoti restano validi nel modello e vengono segnalati durante la compilazione.

Leggere la tessera sanitaria

Carica fronte e retro, anche come PDF scansionato. Dopo la verifica del documento, usa Leggi tessera sanitaria dal menu del file. La lettura avviene sui server SmartCQ: controlla i valori proposti e seleziona quelli da applicare.

Numero tessera sanitaria e Scadenza tessera sanitaria restano associati al documento del fascicolo e compaiono nell'anagrafica del contatto, dove puoi correggerli, e nella scheda SmartLoans, da cui li trascrivi. Il numero sta solo sul retro: se il cliente ha caricato un lato solo, la lettura lo dice e indica quale manca. Se il lettore non legge numero o scadenza, scrivili tu nella proposta controllando il retro: la casella si spunta da sola. Se mancano, la trattativa lo segnala tra i documenti da completare. Gli altri dati leggibili aggiornano, se selezionati, i campi esistenti del contatto.

La data di scadenza comprende tutto il giorno indicato, nel fuso italiano. Una tessera verificata dall'operatore può comunque essere scaduta: il sistema lo segnala e ne impedisce il riuso automatico. Prima di registrare Caricata nei percorsi SmartLoans occorre una tessera verificata, completa e non scaduta. Se ci sono più tessere correnti, sostituisci o rifiuta quelle non più in uso. Un codice fiscale discordante richiede di correggere l'abbinamento o l'anagrafica prima di applicare i dati.