Richiedere documenti

Genera un link sicuro per far caricare i documenti al cliente, riusa ciò che hai già, sollecita e segui lo stato della richiesta.

Dalla scheda contatto, apri File → Da ricevere. Il pulsante Richiedi documenti crea una richiesta e un link sicuro da mandare al cliente. Il cliente apre il link, anche da telefono, e vede soltanto quella richiesta: può caricare i documenti previsti e fino a cinque documenti aggiuntivi, senza registrarsi e senza accedere alla scheda CRM.

La tipologia di impiego prima di tutto

I documenti da chiedere dipendono dalla tipologia di impiego del contatto (dipendente pubblico, dipendente privato, pensionato, autonomo). Per questo, se il contatto non è ancora qualificato, Richiedi documenti ti chiede di sceglierla prima di generare il link. La scelta resta sulla scheda del contatto e da lì in avanti guida la checklist dei documenti, gli allegati e le richieste successive — niente più set scelto a caso. Se la tipologia è già nota, il dialog la mostra e procede; puoi comunque forzare una checklist diversa a mano quando serve.

Il fascicolo che non riparte da zero

Quando crei una richiesta, SmartCQ prova a riusare i documenti già presenti da richieste precedenti o caricamenti diretti. Il riuso è automatico soltanto se il tipo è compatibile, il documento è valido e aggiornato e, quando serve, riguarda la stessa azienda. Negli altri casi richiede una verifica o un nuovo caricamento.

Anche una richiesta già aperta viene riutilizzata soltanto quando ha lo stesso scopo, la stessa versione della checklist e lo stesso insieme di dati richiesti. Se la configurazione è diversa, SmartCQ segnala la richiesta esistente e ti chiede di mantenerla oppure sostituirla esplicitamente.

Azioni sulla richiesta

Sulla riga di ogni richiesta trovi:

• Copia link — l'indirizzo da mandare al cliente.
• Apri come cliente — vedi esattamente quello che vede lui.
• Sollecita — riattiva la richiesta ed estende la scadenza, mantenendo lo stesso link (utile anche quando è già scaduta).
• Revoca — chiudi la richiesta: il link smette di funzionare. I documenti già ricevuti restano.

Stati visibili

Nel riepilogo Documenti del CRM trovi le richieste ancora operative:

• In attesa — non è ancora arrivato alcun documento previsto;
• Parziale — è arrivata soltanto una parte dei documenti;
• Scaduta — il link non è più valido e può essere riattivato con Sollecita.

In Contatto → File → Da ricevere compare anche Completata quando sono arrivati tutti i documenti previsti. Una richiesta revocata esce dalle viste operative, mentre l'operazione e i documenti già ricevuti restano nello storico.

I documenti caricati compaiono raggruppati sotto la richiesta da cui provengono; le voci ancora mancanti restano visibili come righe «da caricare».