Richiedere documenti

Genera un link sicuro per far caricare i documenti al cliente, riusa ciò che hai già, sollecita e segui lo stato della richiesta.

Dalla scheda contatto, apri File → Portale cliente. Il pulsante Richiedi al cliente (anche dal menu Aggiungi in Documenti) crea una richiesta e un link sicuro da mandare al cliente. Il cliente apre il link, anche da telefono, e vede soltanto quella richiesta: può caricare i documenti previsti e fino a cinque documenti aggiuntivi, senza registrarsi e senza accedere alla scheda CRM.

La tipologia di impiego prima di tutto

I documenti da chiedere dipendono dalla tipologia di impiego del contatto (dipendente pubblico, dipendente privato, pensionato, autonomo). Per questo, se il contatto non è ancora qualificato, Richiedi documenti ti chiede di sceglierla prima di generare il link. La scelta resta sulla scheda del contatto e da lì in avanti guida la checklist dei documenti, gli allegati e le richieste successive — niente più set scelto a caso. Se la tipologia è già nota, il dialog la mostra e procede; puoi comunque forzare una checklist diversa a mano quando serve.

Il fascicolo che non riparte da zero

Quando crei una richiesta, SmartCQ prova a riusare i documenti già presenti da richieste precedenti o caricamenti diretti. Il riuso è automatico soltanto se il tipo è compatibile, il documento è valido e aggiornato e, quando serve, riguarda la stessa azienda. Negli altri casi richiede una verifica o un nuovo caricamento.

Anche una richiesta già aperta viene riutilizzata soltanto quando ha lo stesso scopo, la stessa versione della checklist e lo stesso insieme di dati richiesti. Se la configurazione è diversa, SmartCQ segnala la richiesta esistente e ti chiede di mantenerla oppure sostituirla esplicitamente.

Cosa vede il cliente

Prima di caricare, il cliente legge una breve informativa privacy che indica la tua organizzazione come titolare e il recapito che hai inserito in Impostazioni → Organizzazione → Privacy; conferma di averla letta e può rileggerla in ogni momento in fondo alla pagina. Non è un consenso: i dati servono a dare seguito alla sua richiesta. La data di lettura resta nella scheda del contatto, in File → Portale cliente sotto il link, come prova che l'informativa è stata mostrata. Se nell'organizzazione manca l'email per le richieste privacy, la richiesta non parte.

Per il documento d'identità e la tessera sanitaria la fotocamera si apre nella pagina con una cornice a forma di tessera: il cliente fotografa fronte e retro uno alla volta, controlla l'anteprima e può rifare lo scatto. La foto viene ritagliata sulla tessera e, confermati i due lati, il caricamento parte da solo. Se il telefono non consente la fotocamera nella pagina si usa quella del dispositivo.

Per cedolini, cedolino pensione, CU e Obis/M serve il PDF originale, quello che il cliente scarica dal sito o dall'app dove li consulta: contiene il testo che SmartCQ legge in automatico. In ogni voce il cliente trova «Come prendo il PDF dal telefono?», con i passi giusti per chi lo paga (NoiPA, ente, azienda, INPS) e per il suo telefono (iPhone o Android). Se prova a caricare una foto o una scansione salvata come PDF (per esempio con «Scansiona documenti» o un'app di scansione), il portale la riconosce subito, glielo spiega e apre la guida; a te arriva l'avviso «cliente in difficoltà con un PDF», così puoi aiutarlo mentre ci sta provando.

Se rifiuti un documento, il cliente lo ricarica dallo stesso link: il nuovo file prende il posto del precedente, che esce dall'elenco e resta nello storico.

Azioni sulla richiesta

Sulla riga di ogni richiesta trovi:

• Copia link — l'indirizzo da mandare al cliente.
• Vedi come il cliente — vedi esattamente quello che vede lui. È un'anteprima: finché sei collegato a SmartCQ, nulla di quello che fai lì viene registrato come azione del cliente (niente «visto», «scaricato» o presa visione dell'informativa) e le azioni sono disattivate. Puoi comunque scorrere tutto il percorso, informativa compresa. Lo stesso vale se apri il link copiato dal browser dove sei collegato: per provare il percorso come lo vive il cliente usa una finestra anonima.
• Sollecita — riattiva la richiesta ed estende la scadenza, mantenendo lo stesso link (utile anche quando è già scaduta).
• Revoca — chiudi la richiesta: il link smette di funzionare. I documenti già ricevuti restano.

Stati visibili

Nel riepilogo Documenti del CRM trovi le richieste ancora operative:

• In attesa — non è ancora arrivato alcun documento previsto;
• Parziale — è arrivata soltanto una parte dei documenti;
• Scaduta — il link non è più valido e può essere riattivato con Sollecita.

In Contatto → File → Portale cliente, nella sezione Chiesti al cliente, compare anche Completata quando sono arrivati tutti i documenti previsti. Una richiesta revocata esce dalle viste operative, mentre l'operazione e i documenti già ricevuti restano nello storico.

Dove arrivano i documenti

In File → Documenti ogni voce richiesta e non ancora arrivata è una riga tratteggiata in attesa, tra i documenti personali del cliente: è il posto in cui arriverà il file. La riga dice se il cliente ha già aperto il portale: creare la richiesta non vuol dire avergli mandato il link, e il primo accesso è il segnale che è arrivato. Finché il portale non è stato aperto, Da fare lo ricorda. Da ogni riga Vedi nel portale porta alla richiesta; dal portale Vedi nei documenti porta alla riga del file. Sollecita apre WhatsApp con un messaggio che nomina proprio quella voce (senza telefono copia il link). Quando il cliente carica, la riga si riempie nello stesso punto e diventa da verificare, con la provenienza Dal cliente e la data. Il file non cambia posto e non esiste una cartella per ogni richiesta: la richiesta come insieme (elenco, link, scadenza, solleciti) si gestisce nel Portale cliente.

Il Portale cliente mostra le due direzioni dello scambio sotto il link: Chiesti al cliente, cioè documenti e dati da completare, e Condivisi col cliente, cioè i documenti che trova nel suo portale con aperture, download e copie firmate restituite. Finché non c'è una richiesta o una condivisione il portale non è attivo, e la barra in cima lo dice. In Documenti gli stessi file portano il segno ↑ Condiviso, seguito dallo stato più recente: non ancora aperto, visto, scaricato, firma attesa, firmato, copia da rifare. «Condiviso» vuol dire che il cliente può vederlo, non che gli è stato inviato: l'avviso via WhatsApp o copia del link resta un tuo gesto.

Le due viste usano le stesse parole. Nei Chiesti al cliente ogni voce è in attesa, arrivato · da verificare, arrivato · valido o arrivato · rifiutato; i dati sono in attesa, ricevuto · da applicare o ricevuto · applicato. Sotto il titolo di ogni file c'è da dove arriva: Dal cliente, Copia firmata dal cliente, Generato da SmartCQ o Caricato da te, con la data.