Trattative

Come creare e seguire una trattativa nel prodotto Vendite di SmartCQ.

Una Trattativa rappresenta un'opportunità commerciale e il percorso di lavoro collegato. Può essere collegata subito a un contatto oppure iniziare in forma anonima, quando il percorso lo consente.

Lista e Board

Apri Vendite → Trattative: la pagina si apre sulla Board, con le Trattative in corso divise per fase. La vista Lista serve a cercare e filtrare tutto, anche le Trattative concluse e perse, e mostra per ogni riga la fase corrente del Percorso, il valore, il contatto, l'azienda e le date principali. La colonna Fase è informativa: per cambiare fase devi aprire la scheda e usare l'azione prevista dal Percorso.

La vista Board raggruppa le Trattative per fase, nei gruppi Avvio, Proposta e Pratica. La prima colonna, Da avviare, raccoglie le Trattative ferme perché mancano dati del cliente; le colonne senza Trattative si stringono. Le fasi sono quelle del percorso delle Trattative: con un mandante CQ vedi le fasi CQ del mandante. Il percorso mostrato è indicato accanto al titolo: se convivono Trattative su percorsi diversi (per esempio cessione del quinto e delega, e trattativa standard), lo scegli da lì, con il numero di Trattative di ciascuno. Sotto il titolo trovi le versioni del percorso in uso nelle colonne, ognuna con la sua guida: una Trattativa resta sul percorso con cui è nata, quindi nella stessa Board possono convivere il percorso del mandante e quello predefinito dell'organizzazione.

Ogni scheda ha sempre la stessa altezza e tre righe: cliente e prodotto; importo, mandante e documenti verificati («doc 3/4», in rosso quando la fase li rende obbligatori); il segnale più urgente (blocco della fase, azione scaduta o prossima azione) con i giorni passati nella fase. Passando il mouse su una scheda compare il dettaglio: ente, mandante, documenti da raccogliere, cosa serve per avanzare e prossima azione. Le schede non si trascinano: aprile per lavorare sul passaggio previsto.

Sopra la Board puoi cercare, mostrare solo le Trattative Da sbloccare, filtrare per mandante, scegliere tra Mie e Team e ordinare per Più ferme, Prossima azione o Valore. Da telefono la Board mostra una fase alla volta: scegli la fase dalle pillole in alto.

La Lista e la Board rispettano il perimetro del tuo ruolo: un Agente lavora le proprie Trattative, un Responsabile quelle del proprio team, mentre l'Amministratore, Backoffice e Osservatore vedono il portafoglio dell'organizzazione. Osservatore è in sola lettura.

Creare una trattativa

Hai due punti di ingresso, con la stessa azione:

1. Vendite → Trattative, bottone Nuova trattativa.
2. Scheda contatto, bottone Crea trattativa, con il contatto già selezionato.

Campi iniziali

Campo	Obbligatorio	Note
Percorso	Quando sono disponibili più percorsi	Scegli Standard oppure Cessione del quinto. La scelta determina fasi e strumenti, non la presenza del contatto.
Mandante	CQ: no all'avvio	Selezionalo quando il percorso CQ lo richiede; nel percorso Standard il campo non compare.
Prodotto	CQ: precompilato	Nel percorso Standard non compare. Le opzioni non compatibili con il percorso non sono selezionabili.
Per chi?	No	Cerca e collega un contatto già presente nel CRM.
Importo richiesto / Valore stimato	No	L'etichetta dipende dal percorso; puoi aggiornarlo in seguito.
Titolo	No	Se manca, SmartCQ lo ricava dai dati disponibili.
Azienda	No	Puoi collegare un'azienda esistente.
Chiusura prevista	No	Data attesa dell'esito commerciale.

Il percorso è una scelta esplicita e resta distinto da contatto e mandante. Con un contatto, SmartCQ usa la prima fase del percorso selezionato. Nel percorso CQ, senza contatto la trattativa parte dalla Quotazione per consentire una simulazione anonima; per proseguire dovrai collegare o creare il contatto. Nel percorso Standard, senza contatto parte invece dalla Qualifica.

Puoi avviare una trattativa CQ senza mandante. In questo caso SmartCQ mostra l'avviso Mandante non assegnato nella Quotazione: puoi lavorare sui dati e sulla simulazione anonima, ma devi assegnare il mandante prima di salvare il preventivo reale. Assegna mandante, nell'avviso, collega la trattativa a un mandante configurato e al suo percorso, mantenendo la fase in cui si trova. Vale anche per le trattative nate prima di configurare il mandante, finché non hanno un preventivo salvato o una pratica.

Se cambi percorso dopo avere scelto un mandante con configurazione dedicata, SmartCQ rimuove il mandante incompatibile e te lo segnala. Se scegli quel mandante di nuovo, viene ripristinato automaticamente il percorso richiesto. La creazione non salta le fasi perché il contatto o i dati iniziali siano già completi.

Il campo Prodotto

Quando almeno un mandante ha prodotti nel mandato, i campi Percorso, Mandante e Prodotto lasciano il posto a un solo campo, Prodotto. Scegli cosa stai proponendo e SmartCQ ricava il resto:

Prodotto scelto	Mandante	Percorso
Cessione del quinto o Delega di pagamento	Quello che ha il prodotto nel mandato	Il percorso del mandante, oppure quello CQ comune
Un altro prodotto del mandato, per esempio Mutuo o Prestito personale	Quello che ha il prodotto nel mandato	Standard
Altro prodotto (non OAM)	Nessuno	Standard

Cessione e delega compaiono per prime, poi gli altri prodotti del mandato nell'ordine del catalogo OAM. Sul percorso standard la trattativa mostra prodotto e mandante nell'intestazione; preventivo e pratica restano della cessione del quinto e della delega.

Un prodotto non adatto al contatto scelto resta visibile ma non selezionabile, con il motivo. Un prodotto che nessun mandante attivo ha nel mandato non compare: chiedi all'Amministratore di indicarlo in Mandante. Finché nessun mandante ha prodotti, il modulo resta quello con Percorso, Mandante e Prodotto.

Se il contatto è un Lead, la creazione della trattativa lo porta a Prospect. Vedi Passaggi automatici della fase del contatto.

Avviso su trattative simili

Prima di creare una nuova Trattativa, SmartCQ controlla se per lo stesso contatto esiste già una trattativa attiva sullo stesso prodotto. Se il prodotto della nuova trattativa o di quella esistente non è ancora definito, il sistema può comunque proporle come simili.

L'avviso mostra la trattativa più recente, la fase e la data dell'ultimo aggiornamento. Puoi scegliere:

• Apri trattativa esistente per continuare il lavoro già iniziato;
• Crea comunque quando si tratta davvero di una nuova opportunità.

È un avviso, non un blocco. Trattative archiviate, perse o già arrivate a una fase terminale non vengono proposte. Prodotti diversi e già definiti restano percorsi distinti.

La scheda Trattativa

La scheda mostra titolo, stato commerciale, valore e azioni disponibili. I tab riportano le fasi del Percorso:

• ogni fase ha una guida e i propri requisiti;
• la fase corrente espone l'azione per proseguire, quando disponibile;
• le fasi già completate e quelle successive sono apribili in sola lettura;
• una trattativa persa resta consultabile; se viene riaperta, torna operativa nella fase in cui era stata chiusa;
• il punto di domanda apre la guida della fase e della versione usata dalla trattativa;
• in fondo alla scheda una riga indica il percorso della trattativa con la sua versione (il collegamento apre la guida della fase corrente) e, per i mandanti preconfigurati, la versione della configurazione del mandante.

Nella stessa scheda trovi la quotazione, i documenti pertinenti, la storia, i dati del contatto e la pratica collegata, quando esiste.

Scheda di caricamento

Quando devi inserire la pratica nel sistema del mandante, la Scheda di caricamento raccoglie i dati del dossier e della quotazione. Per Bibanca trovi la Scheda SmartLoans, con le istruzioni specifiche di trascrizione. La scheda segue il mandante dell'operazione ed è disponibile anche dalla Pratica collegata. Contiene dati personali: è distinta dal PDF preventivo anonimo. I campi mancanti restano evidenziati per essere completati.

Correggere una quotazione

Finché la Trattativa è aperta e non ha generato una Pratica puoi:

• ricalcolare o modificare a mano: la nuova quotazione sostituisce quella corrente;
• rimuovere quotazione dal menu accanto a Ricalcola: la Trattativa resta aperta e la rimozione viene registrata nell'audit.

La simulazione tecnica di origine è una cache separata e non viene confusa con la quotazione salvata. Dopo la creazione della Pratica la quotazione resta nello storico e non è più rimovibile.

Archiviare o eliminare

L'Amministratore e il Responsabile possono:

• archiviare una o più trattative dalla Lista, conservandone i dati;
• eliminare definitivamente una trattativa aperta o persa dalla sua scheda o dal menu di riga.

L'eliminazione comprende l'eventuale quotazione ed è disponibile soltanto se la trattativa non è confermata e non ha una Pratica collegata. Gli altri ruoli non vedono il cestino.

Avanzare nel Percorso

Apri il tab della fase corrente e controlla i requisiti:

• Vincolo: il passaggio resta bloccato finché il requisito non è soddisfatto;
• Superabile con motivazione: solo Amministratore o Responsabile possono proseguire senza il requisito, indicando una motivazione;
• Raccomandazione: segnala una circostanza ma non blocca il passaggio.

Il passaggio ordinario porta alla fase successiva. Alcune fasi hanno azioni dedicate, come Conferma quotazione, Prepara pratica e Registra erogazione. In alcuni passaggi SmartCQ chiede un riferimento operativo e lo conserva nella storia della Trattativa.

Confermata è uno stato commerciale, non la fine del Percorso: la trattativa continua con la pratica. Chiudi come persa è un'uscita laterale e richiede un motivo.

Ciclo CQ del mandante personalizzato

Le nuove trattative CQ create con un mandante personalizzato, senza una configurazione dedicata, seguono il Percorso CQ comune. Dopo la conferma della quotazione:

1. Allestimento: completa il fascicolo, prepara la Pratica e registra data e riferimento del caricamento nel sistema del mandante.
2. Istruttoria: registra la delibera, l'accettazione delle eventuali condizioni e l'emissione della polizza.
3. Erogazione: riporta la data effettiva comunicata dall'istituto.
4. Prima trattenuta: registra la prima rata effettivamente trattenuta. La Pratica diventa perfezionata e passa al Post-vendita.

Nel percorso comune notifica, benestare e contabili non sono passaggi da registrare in SmartCQ. Quando Rinnovi è attivo, lo scadenzario nasce dalla prima trattenuta effettiva, con durata, rata e importo conservati nella Pratica. La decorrenza prevista e la data di erogazione restano distinte.

Gli esiti negativi conservano lo storico; la riapertura, quando consentita, riprende dalla fase raggiunta. Una Pratica perfezionata non si riapre con questa azione. Le operazioni già avviate mantengono il proprio percorso, compresi i passaggi specifici Bibanca.

Cambiare mandante con Pratiche in corso

L’Amministratore può aggiungere il nuovo mandante da Impostazioni → Vendite → Mandanti, senza cancellare quello precedente. Da Modifica, imposta il vecchio mandante su Solo pratiche residue: potrai completare le Pratiche che hai già creato, mentre nuovi preventivi, nuove Trattative assegnate a quella banca e nuove conversioni saranno bloccati. Il primario viene scelto fra i mandanti attivi.

Le Pratiche già avviate mantengono banca, condizioni, documenti e percorso originari. Un’opportunità da presentare alla nuova banca richiede una nuova Trattativa: il contatto e i documenti pertinenti possono essere riutilizzati.

Sospeso, Cessato e l’archiviazione fermano la lavorazione delle Pratiche. Lo storico resta consultabile e un PDF preventivo già conservato può essere recuperato; rigenerarlo richiede invece le abilitazioni correnti. Se una vecchia Trattativa non conserva una versione riconoscibile del percorso, SmartCQ segnala che occorre verificarla prima di proseguire.

Da dove vedere le trattative di un contatto

Apri il contatto e vai alla tab Trattative. Vedi le trattative collegate con la fase operativa corrente; da lì puoi aprirle o crearne una nuova.

Versione del Percorso

Ogni trattativa conserva la versione e la personalizzazione del Percorso con cui è nata. Il percorso di una trattativa nuova dipende dal mandante: un mandante preconfigurato porta il proprio, un mandante personalizzato usa il percorso CQ comune, e una trattativa senza mandante segue il percorso predefinito dell'organizzazione. Il predefinito si aggiorna a una versione più recente in Impostazioni → Vendite → Percorso Trattativa; le trattative già aperte conservano il percorso con cui sono nate.