Team e ruoli

Invita collaboratori, assegna i ruoli e gestisci accessi e portafogli.

La pagina Impostazioni → Team e accessi → Persone è riservata all'Amministratore. È un solo elenco: persone attive e inviti in attesa, con ruolo e, se l'organizzazione usa Vendite, lo stato dell'abilitazione ai preventivi di ciascuno. Gli ex membri stanno in fondo, raccolti.

Fai clic su una persona per aprirne la scheda laterale. Lì trovi tutto ciò che la riguarda, in sezioni che si aprono e si chiudono e riportano lo stato anche da chiuse: Ruolo e perimetro, Abilitazione ai preventivi per ogni mandante, Accesso per il recupero delle passkey e, in fondo, In carico, sospensione e uscita.

Scegliere un altro ruolo o un altro perimetro non cambia nulla subito: sotto compare cosa cambierà, e la modifica vale solo con Salva, che chiede conferma.

Le scelte che si fanno una volta per tutto il team (chi riceve i nuovi contatti e come si coprono i colleghi assenti) stanno nella scheda Regole, accanto a Persone.

Ruoli

Ruolo	Perimetro principale	Limiti principali
Amministratore	Tutta l'organizzazione	Gestisce anche team, integrazioni e impostazioni riservate; le funzioni opzionali e le abilitazioni professionali restano controlli separati
Responsabile	Proprio team	Non invita membri, non cambia ruoli e non gestisce API o webhook
Agente	Portafoglio assegnato, oppure intera organizzazione su scelta dell’Amministratore	Non esporta e non gestisce campagne o impostazioni
Backoffice	Documenti e pratiche già aperte di tutta l’organizzazione	Non gestisce preventivi, non apre trattative o pratiche e non usa marketing o amministrazione
Osservatore	Consultazione in sola lettura	Non crea, modifica, elimina o esporta

I permessi effettivi si leggono da Cosa può fare ogni ruolo, sopra l'elenco, e vengono applicati a liste, ricerche, schede e azioni dirette.

Operatività del Backoffice

Il Backoffice consulta tutti i contatti e le trattative dell’organizzazione e può correggere i dati necessari alla lavorazione. Porta avanti le pratiche già aperte: registra caricamento, delibera ricevuta, polizza, notifica, benestare, contabili, erogazione e messa in quota, rispettando i controlli del percorso. Può registrare una chiusura negativa motivata; la riapertura spetta ad Amministratore o Responsabile.

Non crea, modifica, rimuove o ricalcola preventivi, nemmeno manuali o dimostrativi. Nella trattativa li vede in sola lettura. Ognuno trova il proprio ruolo, con cosa può e non può fare, in Il mio account → Abilitazione. Può consultare il PDF già emesso, ma non rigenerarlo o sostituirlo. Non conferma commercialmente le trattative, non le trasforma in pratiche e non apre pratiche manuali.

Gestisce i documenti operativi, compresa validazione, estrazione e rimozione, con tracciamento nel registro attività. I PDF dei preventivi emessi sono protetti anche nelle operazioni generiche sugli allegati. Il download dei documenti è consentito: il divieto di esportazione della base contatti non impedisce di scaricare file.

Richieste, solleciti, consegne documentali e contatto diretto con il cliente sono attualmente disabilitati per questo ruolo. Può lavorare i file ricevuti e collegarli alle voci di un set esistente. Le funzioni disponibili sono definite centralmente; l’Amministratore dello spazio non può personalizzare i permessi dei ruoli.

Invitare un collaboratore

Usa Invita persona, scegli sempre un ruolo e poi:

• generi un link da condividere direttamente; oppure
• inserisci l'indirizzo email e invii l'invito da SmartCQ.

L'invito è personale, scade dopo sette giorni e si usa una sola volta. Chi ha già un account accede e accetta l'invito; chi non lo ha ancora completa la registrazione dallo stesso collegamento.

Se l'indirizzo è già presente

• se la persona è già un membro attivo, SmartCQ non crea un duplicato;
• se il membro è sospeso, l'Amministratore deve riattivarlo;
• se esiste un invito pendente con lo stesso ruolo e perimetro, SmartCQ riutilizza e reinvia quell'invito;
• se l'invito pendente ha un ruolo o perimetro diverso, devi revocarlo prima di crearne uno nuovo.

Gli inviti pendenti compaiono nell'elenco insieme alle persone e riservano un posto fino all'uso, alla revoca o alla scadenza.

Se gli inviti sono in pausa

Chi entra in un'organizzazione accetta le Regole d'uso di SmartCQ. Se SmartCQ non le ha ancora attivate, Persone lo segnala in cima alla pagina e Invita persona resta disattivato: un link generato in quel momento non si potrebbe accettare. Scrivi a support@smartcq.it; appena le Regole d'uso sono attive gli inviti, anche quelli già in attesa, tornano utilizzabili.

Assegnazione e portafoglio

Ogni contatto può essere assegnato a un membro. L'Amministratore e il Responsabile possono riassegnare singoli contatti o una selezione; l'Agente lavora nel perimetro scelto dall'Amministratore. Backoffice e Osservatore vedono il perimetro previsto dal loro ruolo, con permessi diversi di modifica.

Perimetro dell’Agente

Il valore iniziale è Portafoglio assegnato, anche per gli agenti già presenti. Solo l’Amministratore può scegliere Intera organizzazione, durante l’invito (per link o email) oppure successivamente nella scheda della persona. Questa scelta abilita sia la consultazione sia la lavorazione dei portafogli altrui, comprese le operazioni massive già consentite al ruolo. Non cambia assegnatari, ruolo, abilitazioni professionali o permessi gestionali: l’Agente non acquisisce export, riassegnazioni, gestione team o impostazioni.

La modifica è registrata nel Registro attività e vale dalle richieste successive. Tornando a Portafoglio assegnato, i record altrui tornano esclusi, salvo coperture espressamente autorizzate. Cambiare ruolo azzera l’override: se la persona torna Agente, riparte dal portafoglio assegnato. Un nuovo invito dopo l’uscita riparte anch’esso dal valore iniziale, salvo scelta esplicita dell’Amministratore.

Sospendere o terminare un accesso

La sospensione blocca temporaneamente l'accesso senza cambiare assegnazioni e storico; la riattivazione è sempre esplicita. Per una collaborazione conclusa usa invece Termina e registra le consegne.

Prima di terminare l'accesso, SmartCQ mostra contatti, trattative e azioni ancora in carico e richiede di scegliere chi li riceverà. Revoca inoltre le chiavi API create dal membro e registra motivo, destinatari delle consegne e controllo degli accessi esterni. Le pratiche e le richieste documenti restano nello storico dell'organizzazione.

Le modifiche a membri, ruoli e assegnazioni vengono registrate nel Registro attività.

Nuovi contatti e regola di portafoglio

In Team e accessi → Regole l'Amministratore sceglie chi riceve i contatti acquisiti da moduli pubblici, importazioni o API, e la regola con cui i colleghi si coprono quando qualcuno è assente. Entrambe si possono cambiare in qualsiasi momento e ogni modifica finisce nel Registro attività.

Abilitazione ai preventivi

Il ruolo nel team non equivale all'abilitazione professionale a emettere preventivi per conto di un mandante, anche inseriti a mano. L'Amministratore abilita ogni operatore dalla sua scheda in Persone, sezione Abilitazione ai preventivi, e la persona accetta le regole previste per il proprio profilo da Il mio account → Abilitazione. La verifica di SmartCQ è successiva e non blocca l'avvio, salvo richiesta di integrazione o sospensione esplicita.

Nell'elenco, la colonna Preventivi riassume lo stato: Abilitato, Regole da accettare, Da completare o Sospeso. Prima di abilitare le persone, l'organizzazione va dichiarata in Vendite → Abilitazione ai preventivi.

Cambiare il ruolo di una persona abilitata a un ruolo che non emette preventivi revoca la sua abilitazione: SmartCQ lo dice prima del salvataggio e, alla conferma, chiede di digitare il nome della persona.

Posti disponibili e costo del piano

Un membro presente, anche se sospeso, occupa un posto; un invito valido lo riserva. Uscita, revoca e scadenza liberano disponibilità senza ridurre i posti acquistati. L'Amministratore può programmare la riduzione dalla pagina Piano e posti, con effetto al rinnovo.