Documenti dal lead in un click

Come chiedere al lead i documenti per il preventivo via link sicuro su WhatsApp, dove tornano e come adatti la lista al tuo modo di lavorare.

Hai un lead caldo. Per il preventivo ti servono busta paga e documento d'identità. Adesso da SmartCQ glieli chiedi in due click, lui li carica dal telefono in due minuti, e ti tornano sulla scheda contatto pronti da consultare. Niente WhatsApp di foto sgranate da rincorrere, niente Drive condiviso.

Come funziona

1 — Apri la scheda contatto e premi Richiedi documenti

Dalla scheda del contatto, il pulsante è in alto a destra accanto a Crea trattativa.

2 — Scegli la categoria del lead

Tre opzioni: Dipendente privato, Dipendente pubblico (NoiPA), Pensionato. SmartCQ ti propone la lista di documenti tipica per la categoria — la lista la decidi tu (vedi sotto, Imposta le tue liste).

3 — Genera il link

Premi Genera link. SmartCQ crea un link sicuro a uso singolo, valido 72 ore. Vedi una versione corta del link (smartcq.it/d/abcd…wxyz) — il link completo viene copiato negli appunti col bottone Copia.

4 — Manda il link al lead su WhatsApp

Bottone Apri WhatsApp: si apre la chat del contatto con il messaggio già scritto ("Ciao, per farti il preventivo mi servono questi documenti, click qui: ..."). Conferma e parte.

5 — Il lead apre il link dal telefono

Niente login, niente app da installare. Vede:

1. Una pagina con il riepilogo del preventivo e l'informativa privacy: chi è il titolare del trattamento (tu o la tua società), perché stai chiedendo i dati, per quanto li tieni, come può chiederne la cancellazione. Accetta una volta sola.
2. La lista guidata dei documenti, voce per voce, con una piccola spiegazione (es. "Foto frontale completa, leggibile").
3. Per ogni voce due bottoni: Fotografa (apre la fotocamera del telefono per scattare al volo) o Carica file (prende un PDF dalla galleria o dal computer).
4. Spunta ✅ verde quando il documento è caricato.

Se non finisce in una volta, può tornare al link e riprendere — non perde niente.

6 — I documenti arrivano sulla tua scheda contatto

Nel tab Documenti della scheda contatto trovi:

• Le richieste fatte, con stato (in attesa / parziale / completata / annullata / scaduta) e progresso (es. "2/4 caricati").
• I documenti caricati, ognuno con etichetta, tipo, dimensione, data. Clicca su uno per aprirlo nel browser.

I file sono memorizzati in modo cifrato e raggiungibili solo da te e dai collaboratori del tuo spazio.

Imposta le tue liste

In Impostazioni → Documenti trovi le tre liste di partenza, scritte da noi per la cessione del quinto:

• Dipendente privato: busta paga ultimo mese, busta paga -1 mese, documento d'identità (fronte e retro), tessera sanitaria.
• Dipendente pubblico: cedolino NoiPA ultimo mese, cedolino NoiPA -1 mese, documento d'identità, tessera sanitaria.
• Pensionato: cedolino pensione INPS, modello Obis/M, documento d'identità, tessera sanitaria.

Per ogni lista puoi:

• Aggiungere voci (es. "Certificato di servizio" o "Estratto contributivo INPS") — scegli un tipo standard o usa Personalizzato con etichetta libera.
• Cambiare l'etichetta che vede il lead (es. da "Busta paga ultimo mese" a "Cedolino di Aprile 2026").
• Marcare cosa è obbligatorio: se non lo è, sulla pagina del lead appare come "facoltativo".
• Suggerimento al lead (campo hint): testo opzionale che compare sotto la voce per guidarlo ("con il timbro dell'azienda visibile").
• Reset ai default se vuoi tornare a com'era all'inizio.

Una modifica oggi non altera le richieste già inviate: ogni link porta con sé la sua copia della lista al momento della creazione. Il lead non vede sparire le voci o cambiare il messaggio sotto.

Quando il lead non risponde

• Il link scade dopo 72 ore. Se serve di più, generi un nuovo link.
• Se vuoi annullare una richiesta prima della scadenza, dalla scheda contatto tab Documenti puoi cancellarla — il link diventa subito non utilizzabile.

Cosa c'è sotto, in due righe

• I file viaggiano cifrati direttamente dal browser del lead allo storage cifrato (Cloudflare R2, region EU).
• Ogni passaggio è tracciato — link creato, pagina aperta, privacy accettata, documento caricato, documento scaricato — con catena hash immutabile per fini OAM/audit.
• Niente file passa dentro WhatsApp: WhatsApp porta solo il link, non il documento.

In arrivo (roadmap)

• OCR automatico sulla busta paga: SmartCQ legge stipendio, anzianità, datore e te li pre-popola sul preventivo. Joshua riconosce anche se il lead ha caricato due ID e nessuna busta paga.
• Validità ai fini banca: un documento più vecchio di 90 giorni viene marcato giallo, perché la banca lo rifiuterebbe.
• Pacchettizzazione automatica per la banca: dal tab Documenti del contatto, "Manda alla banca" genera lo zip pronto al gestionale partner.

Queste tre funzioni le aggiungiamo quando il flusso base — quello descritto qui — si dimostra solido sul campo. Se le vuoi vedere in anticipo, scrivici.