Team e ruoli

Invita collaboratori nel tuo spazio SmartCQ, assegna i ruoli e gestisci chi vede quali contatti.

SmartCQ è multi-utente: un singolo spazio può essere condiviso da più persone, ciascuna con un ruolo che definisce cosa può vedere e fare. Chi crea lo spazio ne è il Titolare e da lì invita il resto della squadra.

La gestione avviene in Impostazioni → Team, una pagina visibile solo al Titolare, organizzata in tre schede: Team (membri, posti, inbox), Invita e Ruoli.

I quattro ruoli

Ruolo	Cosa vede	Cosa può fare
Titolare	Tutti i contatti dello spazio	Tutto: gestione team e ruoli, impostazioni, esportazione, eliminazione definitiva
Responsabile	I contatti del team	Operare sui contatti del team, esportazione, azioni massive
Agente	Solo i contatti assegnati a lui	Lavorare il proprio portafoglio; niente esportazione
Osservatore	Tutti i contatti, in sola lettura	Nessuna modifica

Il primo utente di uno spazio è sempre Titolare. I collaboratori che accettano un invito sono Agente, a meno che il Titolare scelga un ruolo diverso al momento dell'invito.

L'Osservatore è in sola lettura su tutto lo spazio: vede i contatti ma non può crearli o modificarli, e non può creare o modificare trattative, attività, note o aziende nel CRM.

La scheda Ruoli della pagina Team riepiloga, per ciascun ruolo, cosa può e cosa non può fare: utile per scegliere consapevolmente al momento dell'invito.

Invitare un collaboratore

Dalla scheda Invita hai due modi, entrambi sempre legati a un ruolo:

• Per link — scegli il ruolo e premi Genera link: ottieni un link da condividere a mano (chat, di persona). Vale per il ruolo scelto, scade dopo 7 giorni e funziona una sola volta.
• Per email — inserisci l'indirizzo del collaboratore e il ruolo: l'invito viene spedito direttamente, con il riferimento del tuo spazio e il ruolo assegnato.

In entrambi i casi, aprendo l'invito il collaboratore crea il suo account ed entra direttamente nel tuo spazio col ruolo scelto — non viene creato uno spazio separato.

Gli inviti non ancora usati compaiono in Inviti in sospeso, con la scadenza. Da lì puoi reinviare l'email o revocare un invito in qualsiasi momento.

Posti disponibili — In cima alla scheda Team trovi quanti membri hai rispetto al limite del tuo piano. Quando raggiungi il limite, l'invito si disabilita: per aggiungerne altri serve passare a un piano superiore.

Il portafoglio dei contatti

Il concetto centrale del modello multi-utente è il portafoglio: ogni contatto è assegnato a un utente, e la visibilità segue questa assegnazione.

• Un Agente apre la lista contatti e vede solo i propri. I contatti dei colleghi non compaiono né in lista, né nella ricerca, né nelle statistiche. Se prova ad aprire l'indirizzo diretto della scheda di un contatto non suo, la pagina non viene trovata.
• Un Responsabile vede i contatti del proprio team.
• Titolare e Osservatore vedono tutti i contatti dello spazio.

La regola vale ovunque in modo coerente, non solo sulla lista contatti:

• Contatti: lista, scheda singola, ricerca rapida (⌘K), esportazione, azioni massive e modifica dei dati (anagrafica, dati di impiego e finanziari).
• Documenti: il download di un documento è possibile solo se il contatto collegato è nel tuo portafoglio.
• CRM: trattative e attività seguono lo stesso confine. Un Agente vede e opera solo sulle proprie nella pipeline, nell'elenco attività, nella ricerca e nel dettaglio; aprire l'indirizzo diretto di una trattativa altrui non la trova.
• Cruscotto CRM: i totali (numero e valore delle trattative aperte, attività, aziende) contano solo ciò che rientra nel tuo portafoglio.
• Scheda azienda: l'anagrafica dell'azienda è condivisa nello spazio, ma i contatti e le trattative collegati che vedi — e il loro valore — restano quelli del tuo portafoglio.

Quando un'azione viene bloccata perché fuori dal tuo portafoglio o perché il tuo ruolo non la consente, l'evento viene registrato nel Registro attività.

L'inbox dello spazio

I contatti che arrivano dall'esterno — da un form, da un import, da un'integrazione — vengono assegnati di default a un utente designato, la inbox dello spazio. Da lì il Titolare o un Responsabile li smistano ai collaboratori giusti secondo le logiche del momento (carichi di lavoro, ferie, specializzazione).

Alla creazione dello spazio la inbox è il Titolare. La cambi quando vuoi dalla scheda Team, scegliendo un altro membro.

Smistare i contatti

Lo smistamento è un gesto, in tre posti diversi a seconda di come lavori:

• In tabella — la colonna «Assegnato a» della lista contatti si modifica direttamente con un click, come le altre celle.
• In blocco — selezioni più contatti e usi l'azione Assegna nella barra di selezione: scegli il collaboratore e tutti i selezionati passano a lui in un colpo solo.
• Dalla scheda — il campo «Assegnato a» è nei dettagli del contatto, nel gruppo Gestione.

Possono smistare Titolare e Responsabile; per Agenti e Osservatori il campo è visibile ma in sola lettura. Un Agente non può intestare contatti ad altri, né auto-assegnarsi contatti fuori dal proprio portafoglio.

Quando crei un contatto a mano, ne diventi l'assegnatario (puoi sceglierne un altro dal modulo di creazione, se il tuo ruolo lo consente). Ogni assegnazione e riassegnazione resta visibile nella timeline del contatto — chi l'ha fatta e verso chi — e nel registro attività.

Quando un collaboratore esce

Nel settore il ricambio è frequente, e l'uscita di un collaboratore non deve lasciare contatti orfani. Alla rimozione di un membro dalla scheda Team:

• il suo accesso allo spazio cessa immediatamente, sessioni aperte comprese;
• tutto il suo portafoglio — contatti e trattative — passa automaticamente alla inbox dello spazio, pronto per essere ridistribuito;
• l'operazione è registrata nel Registro attività con i dettagli: chi è stato rimosso, con che ruolo, dove è andato il portafoglio e quante posizioni conteneva.

I dati dei clienti restano dove devono stare: appartengono allo spazio, non al collaboratore. La rimozione revoca l'autorizzazione a vederli, non li cancella.

La storia delle autorizzazioni

Rimuovere un collaboratore non ne cancella il passaggio dallo spazio. Il suo periodo di autorizzazione — da quando a quando è stato abilitato a operare, e chi ne ha disposto l'uscita — resta registrato e consultabile nella sezione Ex membri della scheda Team, visibile al Titolare.

È un requisito concreto del settore: a un controllo va saputo rispondere con certezza alla domanda «chi era autorizzato a operare il giorno X?», e la risposta dev'essere un dato registrato, non una ricostruzione a posteriori. Se un ex collaboratore rientra in futuro, i periodi si sommano senza sovrascriversi: ogni passaggio resta distinto.

Anonimizzazione di un ex collaboratore (GDPR)

Un ex collaboratore può chiedere la cancellazione del proprio account. Dalla sezione Ex membri, il Titolare può anonimizzarlo: nome ed email diventano un segnaposto e l'accesso viene disattivato in modo permanente.

Ciò che la legge impone di conservare resta intatto — registro attività, timeline dei contatti, periodi di autorizzazione: l'identità viva sparisce, lo storico necessario per eventuali contestazioni (frequenti nel credito al consumo anche dopo l'uscita) no. L'operazione è possibile solo quando l'account non è più attivo in nessuno spazio, ed è definitiva.

Esportazione e azioni massive

Poiché l'esportazione di massa è il modo più semplice per portare via un intero archivio, è riservata a Titolare e Responsabile, con un tetto di righe per singola esportazione, ed è sempre registrata nel Registro attività. Un Agente o un Osservatore che tentano di esportare ricevono un diniego.

Le azioni massive (archiviazione, eliminazione, applicazione di tag a più contatti insieme) rispettano il portafoglio: un Agente può agire solo sui propri contatti. L'eliminazione definitiva dei contatti è riservata al Titolare.

Cosa cambia per chi era già solo nel suo spazio

Nulla. Chi finora lavorava da solo resta Titolare del proprio spazio e continua a vedere e fare tutto come prima. Il modello a ruoli entra in gioco solo quando inviti il primo collaboratore.